Evaluasi Efisiensi Pengelolaan Dokumen Dan Proses Pengadaan Barang Di PT Bangun Prima Abadi

Abstract

Laporan ini membahas evaluasi efisiensi pengelolaan dokumen dan proses pengadaan barang di PT Bangun Prima Abadi. Kegiatan magang dilaksanakan pada Divisi Administrasi dan Pengadaan Barang dengan fokus pada pengelolaan dokumen Purchase Order (PO), penawaran harga, faktur pembelian, laporan pembelian, serta pengarsipan dokumen fisik dan digital. Berdasarkan hasil observasi dan pengalaman selama magang, ditemukan beberapa kendala, yaitu pencatatan data yang belum dilakukan secara real-time, proses persetujuan Purchase Order yang masih manual, ketidakteraturan pengarsipan dokumen, kesalahan input data, serta keterbatasan perangkat kerja. Analisis permasalahan dilakukan menggunakan Fishbone Diagram dengan pendekatan 5M + 1E, meliputi Method, Man, Machine, Material, Measurement, dan Environment. Usulan perbaikan mencakup digitalisasi proses pengadaan, standardisasi prosedur operasional, pelatihan staf, penambahan perangkat kerja, penetapan indikator kinerja, dan penerapan sistem arsip digital terintegrasi. Penerapan solusi tersebut diharapkan dapat meningkatkan efisiensi administrasi, mempercepat proses pengadaan, serta meningkatkan akurasi dan transparansi pengelolaan dokumen di perusahaan.