Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Digital Terintegrasi Optical Character Recognition pada Perusahaan Jasa Kepabeanan (PPJK

Abstract

Proses pengelolaan arsip dokumen pada Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) masih dilakukan menggunakan spreadsheet sehingga proses pencatatan, pencarian dokumen, pembuatan tanda terima, serta penamaan file hasil pemindaian belum terintegrasi dan masih dilakukan secara manual. Kondisi tersebut menyebabkan proses administrasi memerlukan waktu yang lebih lama serta meningkatkan potensi kesalahan dalam pengelolaan arsip. Penelitian ini bertujuan mengembangkan sistem pengelolaan arsip digital berbasis web yang terintegrasi dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR) untuk mendukung otomatisasi penamaan file dokumen dan meningkatkan efisiensi administrasi. Sistem dikembangkan menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) dengan model Waterfall yang meliputi tahap analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Implementasi sistem menggunakan framework Laravel, basis data MySQL, dan Tesseract OCR sebagai mesin ekstraksi teks. Evaluasi sistem dilakukan menggunakan Black Box Testing, User Acceptance Testing (UAT), serta pengujian akurasi fitur rename otomatis berbasis OCR terhadap 100 dokumen. Hasil penelitian menunjukkan bahwa seluruh fungsi sistem berjalan dengan baik dengan tingkat keberhasilan Black Box Testing sebesar 100%, nilai UAT sebesar 96,4%, serta tingkat keberhasilan rename dokumen otomatis berbasis OCR sebesar 93,00%. Hasil tersebut menunjukkan bahwa sistem mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip digital, mempercepat proses pencarian dokumen, serta mengurangi kesalahan administrasi pada perusahaan jasa kepabeanan.