Analisis Pengendalian Dokumen Impor Pada Tahap Pre-Clearance di PT XYZ

Abstract

PT XYZ merupakan perusahaan fabrikasi dan konstruksi maritim di Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas (KPBPB) Batam dengan intensitas impor tinggi. Pengendalian dokumen impor didukung oleh Document Control System (DCS) melalui SharePoint dan Share Folder sebelum tahap pre-clearance. Penelitian ini bertujuan menganalisis pelaksanaan DCS, proses verifikasi dan cross-check dokumen, serta pengelolaan dokumen digital, sekaligus mengidentifikasi kendala dan rekomendasi perbaikan di Departemen Logistik PT XYZ. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan Total Quality Management (TQM) sebagai grand theory dan DCS berlandaskan ISO 9001:2015 klausul 7.5 sebagai kerangka teori utama. Data diperoleh dari wawancara, observasi, dan dokumentasi, dianalisis dengan model Miles dan Huberman, serta diuji dengan triangulasi teknik dan sumber. Hasil menunjukkan DCS mendukung verifikasi preventif, naming convention, dan pencatatan pada dua media digital, namun kesalahan penamaan 2,9%-5,8% file, ketidaksesuaian antar media, dan human error akibat proses manual masih memperlambat pemeriksaan dokumen. Diperlukan template penamaan baku, verifikasi berlapis, dan sinkronisasi berkala untuk meningkatkan efektivitas pengendalian dokumen impor.