RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT KELUAR (SIRKEL) DENGAN OTOMATISASI PENOMORAN DAN PENGARSIPAN PADA PT SANIPAK INDONESIA

Abstract

Pengelolaan surat keluar merupakan bagian penting dalam administrasi perusahaan yang berfungsi sebagai sarana komunikasi resmi sekaligus bukti dokumentasi. Pada PT Manufaktur, proses pengelolaan surat keluar masih dilakukan menggunakan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Excel dan Microsoft Word dengan bantuan mail merge, sehingga belum terintegrasi dalam satu sistem yang terpusat. Hal ini menyebabkan beberapa permasalahan, seperti penomoran surat yang masih manual dan berpotensi terjadi duplikasi, proses pembuatan surat yang kurang efisien karena dilakukan secara berulang, serta pengarsipan dokumen yang tidak terstruktur sehingga menyulitkan pencarian kembali. Tujuan dari proyek akhir ini adalah merancang dan membangun Sistem Informasi Manajemen Surat Keluar (SIRKEL) berbasis web yang mampu mengintegrasikan seluruh proses pengelolaan surat secara sistematis dan terstruktur. Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah metode yang meliputi tahapan analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, dan pengujuan. Sistem yang dibangun memiliki fitur utama berupa pengajuan surat oleh karyawan, pengelolaan dan pembuatan surat oleh HRD, penomoran surat secara otomatis, proses persetujuan oleh pimpinan, serta fitur tanda tangan dan pengarsipan dokumen secara digital. Hasil dari proyek ini adalah sebuah aplikasi berbasis web yang mampu mempermudah proses administrasi surat keluar, meminimalkan kesalahan dalam penomoran, serta mempermudah pencarian dan pengelolaan dokumen. Dengan demikian, sistem ini diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam meningkatkan kinerja administrasi perusahaan secara lebih efektif dan teroganisir.