Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Rapat Berbasis Web (Meenutes) dengan Fitur AI Speech-to-Text untuk Notulen Otomatis pada Organisasi Mahasiswa

Abstract

Proses pembuatan notulen rapat pada organisasi mahasiswa umumnya masih dilakukan secara manual sehingga proses dokumentasi rentan mengalami ketidakakuratan pencatatan serta membutuhkan durasi yang lebih panjang untuk menghasilkan notulen.. Proyek akhir ini bertujuan untuk merancang dan membangun aplikasi manajemen rapat berbasis web bernama Meenutes yang dapat membantu proses pengelolaan rapat serta menghasilkan notulen secara otomatis. Aplikasi dikembangkan menggunakan metode Agile dengan memanfaatkan React.js pada sisi frontend, Flask pada sisi backend, serta SQL Server sebagai basis data. Fitur utama aplikasi meliputi pengelolaan acara, pengelolaan divisi, penjadwalan rapat, transkripsi percakapan rapat secara real time menggunakan Web Speech API, serta pembuatan ringkasan dan notulen otomatis menggunakan Gemini 2.5 Flash. Hasil pada implementasi menunjukkan bahwa aplikasi berhasil mengintegrasikan proses manajemen rapat dengan teknologi Artificial Intelligence dalam satu sistem berbasis web. Hasil pengujian fungsional menunjukkan bahwa setiap fitur pada aplikasi telah beroperasi sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan. Selain itu, pengujian usability menggunakan metode System Usability Scale (SUS) terhadap 25 responden memperoleh skor rata-rata sebesar 93,5 yang termasuk dalam kategori Excellent, Grade A+, dan Acceptable. Hasil pengujian mengindikasikan bahwa aplikasi Meenutes dapat dengan mudah digunakan, memperoleh respon positif dari para pengguna, serta mampu membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses dokumentasi rapat pada organisasi mahasiswa.