Implementasi Web Document Management System (DMS) dalam Mendukung Efisiensi Procurement: Studi Kasus PT. Persero Batam

Abstract

Transformasi digital mendorong organisasi untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen, khususnya pada proses procurement yang melibatkan banyak pihak dan dokumen. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis implementasi Web Document Management System (Web DMS) serta mengevaluasi kontribusinya terhadap efisiensi proses procurement di PT Persero Batam. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa wawancara mendalam, observasi, dan studi dokumentasi. Informan penelitian terdiri atas personel yang terlibat langsung dalam proses pengadaan. Analisis data dilakukan menggunakan perangkat lunak NVivo 12 Plus melalui tahapan open coding, axial coding, dan selective coding, serta didukung triangulasi sumber dan teknik untuk menjamin keabsahan data. Hasil penelitian menunjukkan bahwa implementasi Web DMS mampu meningkatkan efisiensi proses procurement melalui otomatisasi penarikan data (direct pull), pengurangan kesalahan input, peningkatan keterlacakan dokumen, dan percepatan waktu persetujuan dokumen dari 2–3 hari menjadi kurang dari 1 hari. Sistem juga meningkatkan transparansi dan integrasi informasi antarunit kerja sehingga mempermudah proses monitoring dan pengendalian dokumen. Namun demikian, penelitian menemukan beberapa kendala, antara lain belum tersedianya fitur notifikasi otomatis, rigiditas pada pengelolaan master data, keterbatasan sistem dalam menangani proses secara simultan (concurrency issue), serta masih diterapkannya sistem arsip hibrida untuk memenuhi kebutuhan administrasi dan audit. Penelitian ini memiliki keterbatasan berupa cakupan yang terbatas pada Unit Pengadaan PT Persero Batam, jumlah informan yang relatif kecil (satu manajer dan tiga staf pelaksana), serta pendekatan kualitatif yang belum mengukur dampak sistem secara kuantitatif sehingga hasil penelitian belum dapat digeneralisasikan pada organisasi lain. Meskipun demikian, penelitian ini memberikan kontribusi praktis berupa rekomendasi pengembangan fitur dan peningkatan infrastruktur sistem guna mendukung optimalisasi transformasi digital pada proses procurement.