Analisis dan Perancangan Fitur Keamanan Akses Pada Filling System dan Document Control untuk Meningkatkan Efektivitas Manajemen Operasi Logistik Di PT. Awot Global Logistics Batam

Abstract

Perkembangan teknologi informasi mendorong perusahaan logistik mengadopsi sistem pengelolaan dokumen digital untuk meningkatkan efektivitas operasional. Namun, Filling System dan Document Control di PT Awot Global Logistics Batam masih memiliki kelemahan pada aspek keamanan akses, seperti belum diterapkannya pembatasan hak akses berdasarkan peran, belum tersedianya mekanisme activity log, serta belum optimalnya pengendalian perubahan dokumen. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis kondisi keamanan akses dan merancang fitur keamanan pada Filling System dan Document Control guna meningkatkan keamanan serta efektivitas pengelolaan dokumen. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan metode Plan-Do-Check-Act (PDCA) yang didukung analisis 5W+1H pada tahap Plan. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dokumentasi, dan kuesioner evaluasi yang melibatkan Head of Operation, Head of Accounting, dan Senior Customer Service Officer. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang berjalan belum menerapkan Role-Based Access Control (RBAC), pemisahan hak akses berdasarkan peran, maupun mekanisme pengendalian aktivitas pengguna sehingga berpotensi menimbulkan perubahan dokumen tanpa otorisasi, duplikasi data, dan kesulitan dalam proses penelusuran aktivitas. Berdasarkan hasil analisis, dihasilkan rancangan sistem berbasis RBAC yang mencakup fitur Document Management, User Management, Activity Log, dan Trash. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa rancangan sistem telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dinilai mampu meningkatkan keamanan akses, transparansi aktivitas pengguna, serta efektivitas pengelolaan dokumen. Penelitian ini juga merekomendasikan pengembangan fitur Workflow Approval, Version Control, dan Lock Document sebagai pengembangan lanjutan.