Pengembangan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam prosedur Purchase Order oleh divisi Buyer pada Departemen Procurement di PT NOV Profab Indonesia

Abstract

Penyusunan prosedur Purchase Order (PO) merupakan hal yang krusial dalam pengelolaan pengadaan barang dan jasa. Prosedur yang jelas dan terstruktur membantu divisi buyer dalam melakukan pembelian secara efisien dan mengurangi risiko kesalahan. Berdasarkan informasi yang penulis terima, prosedur departemen procurement yang disediakan oleh perusahaan, merupakan prosedur secara keseluruhan divisi procurement, divisi yang dimaksud berupa Manager procurement, procurement officer, buyer, expeditor, shipping, dll. Dalam hal tersebut dapat disimpulkan bahwa tidak tersedianya prosedur penyusunan PO yang dilakukan oleh divisi buyer sendiri. Dengan tidak adanya prosedur penyusunan PO yang dilakukan oleh divisi buyer, maka menimbulkan beberapa masalah yang menghambat kinerja para buyer. Salah satu masalah yang terjadi terdapat dalam proses inquiry, inquiry adalah proses dimana buyer dan vendor melakukan negosiasi, dalam proses inquiry seorang buyer harus paham atas apa yang akan di order dan memastikan vendor dapat memenuhi kebutuhan yang di inginkan, serta dapat memastikan kepada vendor estimasi penerimaan barang yang akan di order. Masalah utama dalam proses inquiry saat ini adalah keterlambatan pengiriman dari vendor. Dalam industri yang bergerak cepat, ketepatan waktu pengiriman adalah faktor penting yang dapat mempengaruhi alur kerja dan kinerja keseluruhan perusahaan. Keterlambatan pengiriman tidak hanya menyebabkan gangguan dalam jadwal proyek, tetapi juga berisiko menurunkan kepuasan pelanggan. Hal ini menuntut departemen procurement untuk lebih responsif dalam mencari solusi alternatif agar dampak keterlambatan ini dapat diminimalkan. Lebih lanjut, masalah lainnya yang disebabkan dalam proses inquiry yaitu, bahwa ada kalanya vendor luar negeri maupun dalam negeri tidak dapat menyediakan item yang dibutuhkan, meskipun telah dilakukan komunikasi sebelumnya. Ketidakpastian ini memaksa tim untuk mencari vendor lain dalam waktu yang singkat, yang dapat memperlambat proses pengadaan secara keseluruhan. Selain itu terdapat masalah terapan lain berupa ketidakmampuan vendor untuk menyediakan sampel produk yang diminta. Sampel sangat penting dalam proses pengadaan, karena memungkinkan tim untuk menilai kualitas dan kesesuaian produk sebelum melakukan pemesanan dalam jumlah besar. Secara keseluruhan, kombinasi dari masalah-masalah pada proses inquiry ini menciptakan tantangan yang kompleks dalam proses procurement. Komunikasi yang tidak efektif dengan vendor sering kali menjadi akar penyebab ketidakpuasan ini. Untuk meningkatkan kinerja divisi, perlu adanya evaluasi dan penguatan sistem komunikasi serta manajemen hubungan dengan vendor.