Analisis Perancangan dan Implementasi Google Workspace untuk Optimalisasi Pengarsipan Data Peminjaman Alat Kerja Menggunakan Metode Six Sigma (DMAIC) pada PT Seloko Batam Shipyard

Abstract

Proses peminjaman dan pengembalian alat kerja di gudang PT Seloko Batam Shipyard selama ini masih berjalan secara manual melalui formulir kertas, sehingga menimbulkan selisih pencatatan antara alat yang dipinjam dan dikembalikan, waktu temu balik arsip yang panjang, serta rendahnya keterlacakan data transaksi. Penelitian ini bertujuan menganalisis kondisi aktual proses tersebut, merancang dan mengimplementasikan sistem pengarsipan digital berbasis Google Workspace, serta mengevaluasi peningkatan kinerja proses setelah implementasi dengan memanfaatkan kerangka Six Sigma (DMAIC). Penelitian menggunakan desain studi kasus dengan pendekatan mixed methods yang dipandu oleh lima tahapan, yaitu Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara semi-terstruktur, dokumentasi, time study, audit kualitas data transaksi, serta kuesioner penerimaan pengguna yang disusun berdasarkan Technology Acceptance Model, kemudian dianalisis melalui reduksi-penyajian data kualitatif dan statistik deskriptif kuantitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sebelum implementasi, waktu temu balik arsip rata-rata mencapai 11,5 menit dengan defect rate sebesar 75%. Setelah penerapan Google Forms, Google Sheets, dan Google Drive secara terintegrasi, waktu temu balik arsip turun menjadi 1 menit atau efisiensi 91,3%, waktu verifikasi pengembalian turun 62,1%, defect rate turun menjadi 10%, dan tingkat penerimaan pengguna mencapai indeks 85% (sangat tinggi). Penelitian ini menyimpulkan bahwa integrasi Google Workspace dengan kerangka DMAIC efektif meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keterlacakan arsip peminjaman alat kerja, sekaligus menghasilkan model pengarsipan digital berbiaya rendah yang aplikatif dan dapat direplikasi pada industri galangan kapal sejenis.