RANCANG BANGUN SISTEM ARSIP DOKUMEN BERBASIS WEBSITE PADA UNIT KERJA INSTANSI PEMERINTAH

Abstract

Pengelolaan dokumen arsip pada salah satu unit kerja di instansi pemerintahan masih dilakukan secara manual. Dokumen disimpan dalam bentuk fisik di dalam kotak berdasarkan periode tahunan, sehingga menyebabkan penumpukan arsip seiring berjalannya waktu. Proses pencarian dokumen yang memakan waktu yang lama, sebab staf harus memeriksa arsip secara manual satu per satu. Selain itu, pengiriman dokumen dalam bentuk softfile masih dilakukan melalui aplikasi percakapan yang memiliki risiko kehilangan data. Kondisi ini berdampak pada administrasi menjadi kurang efektif, terutama ketika dokumen lama harus diakses secara cepat. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem arsip dokumen berbasis website yang dapat mendukung penyimpanan digital secara terpusat, mempercepat proses pencarian dokumen, serta meningkatkan efisiensi kerja staf. Proses pengembangan sistem yang digunakan adalah metode waterfall, mulai dari requitment, design, implementation, verification, hingga maintenance. Teknologi utama pada sisi backend adalah PHP dan MySQL. Sistem ini juga menerapkan Role-Based Access Control (RBAC) dengan dua jenis pengguna yaitu admin dan staf.Admin memiliki kewenangan untuk mengelola akun staff, fitur pelayanan serta peraturan kepala (Perka), sedangkan staff hanya dapat mengelola dokumen pada fitur pelayanan yang mengelola dokumen pada fitur pelayanan yang menjadi tanggung jawabnya. Proyek ini menghasilkan sebuah sistem arsip dokumen berbasis website yang dapat membantu pengelolaan arsip menjadi lebih efesien, pencarian dokumen berlangsung lebih cepat dan kinerja staff dalam melaksanakan tugas administrasi sehari-hari di lingkungan instansi pemerintah.