Standar Operasional Prosedur (SOP) khusus Penyimpanan Arsip di Kantor Pertanahan Kota Batam

Abstract

Pengelolaan arsip di Kantor Pertanahan Kota Batam diatur dalam SOP khusus. Dalam hal penyimpanan arsip, arsip dikelompokkan berdasarkan jenisnya, kemudian disimpan di rak atau lemari arsip yang telah ditata dengan rapi dan teratur. Untuk pemeliharaan arsip, arsip dibersihkan secara berkala, suhu dan kelembaban ruang penyimpanan dijaga pada kondisi optimal, serta arsip dilindungi dari paparan sinar matahari, air, dan serangga. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan menyusun arsip sesuai sistem klasifikasi, menyediakan indeks atau inventaris arsip, dan mencatat informasi peminjaman. Keamanan arsip dijaga dengan membatasi akses penyimpanan hanya untuk petugas berwenang, menyimpan arsip di ruang yang terjaga keamanannya. Penerapan SOP ini bertujuan untuk menjaga keutuhan, keamanan, dan ketersediaan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban kegiatan di Kantor Pertanahan Kota Batam.