EVALUASI KEPATUHAN IMPLEMENTASI DOCUMENTEDCONTROL PT XYZ PADA KLAUSUL 7.5.3 ISO9001:2015MENGGUNAKAN METODE GAP ANALYSIS

Abstract

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh pentingnya pengendalian informasi terdokumentasi dalam mendukung konsistensi mutu dan pemenuhan persyaratan ISO 9001:2015, khususnya Klausul 7.5.3. Pada PT XYZ masih ditemukan dokumen teknis yang belum dikembalikan oleh departemen terkait, sehingga berpotensi menimbulkan kesenjangan dalam pengendalian distribusi dan penggunaan dokumen. Penelitian ini bertujuan mengevaluasi tingkat kepatuhan implementasi pengendalian informasi terdokumentasi pada Unit Document Control Center (DCC) PT XYZ terhadap persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 7.5.3 serta mengidentifikasi kesenjangan dan merumuskan rekomendasi perbaikan. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan metode Gap Analysis. Data dikumpulkan melalui observasi langsung dan tertulis, wawancara semi-terstruktur dengan key informant yang dipilih secara purposive, serta dokumentasi berupa catatan pengendalian dokumen, daily record, dan tampilan sistem. Evaluasi dilakukan menggunakan checklist 14 indikator dengan skala penilaian 1–5 oleh empat informan dan peneliti, kemudian hasilnya dianalisis secara deskriptif dengan membandingkan skor aktual dengan skor maksimal. Hasil penelitian menunjukkan tingkat kepatuhan sebesar 91,43% dengan kategori baik. Namun, terdapat empat indikator dengan gap terbesar, yaitu perlindungan dokumen dari kehilangan dan kerusakan, penyimpanan dan preservasi, penarikan dokumen obsolete, serta sinkronisasi revisi global dan lokal. Perbaikan diarahkan pada penguatan monitoring, indexing dan retrieval, penetapan batas waktu penarikan dokumen obsolete, serta verifikasi bahasa dan interpretasi revisi. Temuan ini menunjukkan bahwa kesenjangan terutama berkaitan dengan konsistensi pelaksanaan di lapangan, bukan ketiadaan mekanisme pengendalian.