PENGEMBANGAN SOP PENGAJUAN PENGELUARAN BIAYA PADA DEPARTMENT FINANCE & ACCOUNTING

Abstract

Pengelolaan pengeluaran biaya pada Department Finance memerlukan prosedur yang jelas agar setiap proses pengajuan, verifikasi, persetujuan, pencairan, pencatatan, dan pengarsipan dapat dilakukan secara tertib dan sesuai dengan ketentuan perusahaan. Pengembangan Standar Operasional Prosedur (SOP) pengeluaran biaya ini bertujuan untuk memberikan pedoman yang sistematis bagi pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengeluaran biaya serta meningkatkan konsistensi, transparansi, akurasi pencatatan, dan pengendalian internal. SOP yang dikembangkan mencakup pihak-pihak yang bertanggung jawab, tujuan dan ruang lingkup prosedur, dokumen terkait, serta tahapan proses pengajuan biaya melalui sistem Sunfish hingga pencairan dana menggunakan Cash Management System (CMS). Alur prosedur dimulai dari pengajuan Cash Book Request (CBR) oleh pemohon, pemeriksaan dan persetujuan oleh pejabat terkait, verifikasi kelengkapan dokumen dan ketersediaan anggaran oleh Supervisor Keuangan, pembuatan Cash Disbursement Voucher (CDV), persetujuan sesuai batas nominal, proses CMS, pencairan dana, hingga pengarsipan dokumen secara fisik dan digital. SOP juga menetapkan Service Level Agreement (SLA) pada beberapa tahapan proses untuk mendukung ketepatan waktu pembayaran serta ketentuan retensi arsip digital dan fisik minimal lima tahun. Dengan adanya SOP ini, proses pengeluaran biaya diharapkan dapat berjalan lebih terstruktur, terdokumentasi, dan dapat dipertanggungjawabkan serta membantu mengurangi risiko kesalahan, pembayaran ganda, keterlambatan pembayaran, dan ketidaksesuaian dokumen.