PEMBUATAN SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN INTERNAL DAN EKSTERNAL BERBASIS WEB PADA PT XYZ KOTA BATAM

Abstract

Perkembangan teknologi informasi mendorong perusahaan untuk bertransformasi menuju sistem yang lebih efisien dan terintegrasi. Salah satu aspek penting dalam perusahaan jasa inspeksi adalah pengelolaan dokumen hasil pekerjaan yang masih berbentuk fisik. Pada PT XYZ, Manajemen dokumen fisik sebelumnya masih dilakukan secara manual sehingga berpotensi menimbulkan keterlambatan, dokumen terselip, dan ketiadaan bukti peminjaman yang valid. Kondisi ini menimbulkan kebutuhan akan sistem yang mampu mengelola alur peminjaman, pengembalian, serta riiwayat dokumen secara lebih terstruktur. Penelitian ini bertujuan merancang dan membangun Sistem Manajemen Dokumen Internal dan Eksternal Berbasis Web menggunakan metode prototype. Sistem dirancang untuk berjalan secara lokal sehingga hanya dapat diakses di lingkungan perusahaan. Fitur utama yang akan dikembangkan meliputi pencatatan peminjaman, penampilan waktu peminjaman saat dokumen dipinjam, pengembalian dokumen, serta pencatatan riiwayat transaksi. Dengan adanya sistem ini, diharapkan perusahaan mampu mengurangi risiko kehilangan dokumen, meningkatkan akuntabilitas, serta mempercepat proses pencarian dokumen yang dibutuhkan untuk mendukung layanan inspeksi. Selain itu, sistem ini diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi karyawan dalam proses peminjaman dan pengembalian dokumen, serta menjadi media pembelajaran praktis bagi peneliti dalam pengembangan sistem informasi berbasis web.