Rancang Bangun E-Surat: Aplikasi Pengelolaan dan Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Polsek Batu Ampar

Abstract

Proses administrasi di Polsek Batu Ampar masih menghadapi berbagai kendala, terutama dalam pengelolaan arsip, pencarian data, dan disposisi pimpinan. Arsip dokumen maupun surat sebelumnya hanya tersimpan dalam bentuk fisik, sehingga berisiko rusak, hilang, atau menumpuk dan sulit diakses. Selain itu, pencarian manual terhadap surat lama membutuhkan waktu, dan proses disposisi pimpinan masih dilakukan dengan kertas yang berpotensi memperlambat alur kerja serta komunikasi. Tujuan penelitian ini adalah merancang dan membangun E-Surat, yaitu aplikasi berbasis web yang mendukung pengelolaan dan pengarsipan surat secara digital pada Polsek Batu Ampar. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat mendukung kelancaran administrasi di Polsek Batu Ampar melalui penerapan sistem digital. Melalui aplikasi tersebut, proses pencatatan dan pengarsipan dapat dilakukan secara lebih cepat, rapi, serta mudah diakses. Selain itu, penerapan sistem digital ini diharapkan mampu mengurangi ketergantungan pada metode kerja manual, serta meminimalisir risiko kehilangan maupun kesalahan dalam pencatatan dokumen. Pengembangan perangkat lunak dilakukan dengan pendekatan atau metode Agile karena sifatnya yang fleksibel serta memungkinkan proses pengembangan dilakukan secara iterative (berulang) sesuai kebutuhan pengguna. Pada aplikasi yang dirancang dan dibangun ini memiliki beberapa fitur yaitu mengelola surat masuk, mengelola surat keluar, dan mengelola data arsip. Hasil proyek akhir berupa aplikasi berbasis web yang diharapkan mampu membantu kinerja Polsek Batu Ampar dalam pengelolaan dan pengarsipan surat masuk dan surat keluar